Outlook vs Teams: Sådan komplementerer de hinanden effektivt

Når vi taler om Microsofts værktøjer til kommunikation og samarbejde, tænker mange måske, at Outlook og Teams er to separate verdener.

Nogle tror måske endda, at de to programmer konkurrerer om at være den bedste løsning.

Men sandheden er faktisk, at Outlook og Teams hver især har deres styrker – og når de arbejder sammen, bliver de endnu mere effektive.

I dette indlæg ser vi nærmere på, hvordan disse to værktøjer komplementerer hinanden, og hvordan du kan bruge dem til at forbedre kommunikationen både internt og eksternt.

Indholdsfortegnelse

Hvad gør Outlook og Teams så forskellige?

For at forstå, hvordan de to værktøjer supplerer hinanden, skal vi først se på deres primære funktioner og fokusområder.

Outlook – en mester i asynkron kommunikation

Outlook er fantastisk, når det kommer til asynkron kommunikation.

Men hvad betyder det egentlig?

Asynkron kommunikation handler om at sende beskeder, hvor der ikke er en forventning om, at modtageren svarer øjeblikkeligt.

Eksempler:

  • Du sender en e-mail til din kollega og venter måske svar om et par timer, en dag eller endda senere på ugen.
  • Outlook er særligt velegnet til beskeder, som kræver lidt mere omtanke eller struktur, fx en opdatering til din chef eller en introduktion til en ny kunde.

Styrker ved Outlook

  • Struktureret kommunikation: E-mails giver klare rammer og gør det nemt at formulere dine beskeder.
  • Ekstern kommunikation: Hver eneste person, du kommunikerer med, har en e-mailadresse, og derfor fungerer Outlook fremragende til dialog med eksterne parter.
  • Simpel beskedudveksling: Brug Outlook, når du vil dele en tekstbesked uden unødig kompleksitet.

Begrænsning

Outlook er dog bedst til simple tekstsamtaler.

Når det handler om hurtige udvekslinger eller mere nuancerede diskussioner, kommer Outlook til kort.

Teams – stærk på synkron og interaktiv kommunikation

Teams dækker et helt andet behov: Synkron kommunikation.

Her er det muligt at få svar hurtigt – måske ikke altid øjeblikkeligt, men langt hurtigere, end hvad du kan forvente via e-mail.

Funktioner, hvor Teams stråler

  • Chats og hurtige svar: Kommunikation i realtid – perfekt til korte, effektive diskussioner.
  • Virtuelle møder: Med Teams kan du afholde nuancerede virtuelle møder med både lyd og video.
  • Multimedieværktøjer: Teams giver mulighed for at dele filer, billeder, links og andet indhold direkte i samtalen.

Begrænsning

Teams egner sig ikke optimalt til kommunikation med eksterne parter, da det ofte kræver, at de bliver inviteret ind i organisationens miljø og får specifikke rettigheder.

Her er e-mails langt mere fleksible og universelle.

Outlook og Teams: Hvorfor de er bedre sammen

I stedet for at vælge mellem Outlook og Teams, kan du bruge dem som et stærkt makkerpar.

Det handler om at vælge det rigtige værktøj til den rigtige kommunikationssituation.

Brug Outlook, når:

  • Du kommunikerer med folk uden for din organisation.
  • Beskedudvekslingen ikke haster, og der er brug for struktur.
  • Du ønsker at gemme beskeder som fx vigtig dokumentation.

Brug Teams, når:

  • Du har brug for en hurtig dialog med dine kolleger.
  • Du ønsker at afholde virtuelle møder eller samarbejde med flere på én gang.
  • Projektarbejdet kræver deling af filer og realtidskommunikation.

Afsluttende tanker: Styrk din kommunikation

Outlook og Teams er ikke konkurrenter – de er skabt til at supplere hinanden.

Med Outlook kan du strukturere og sende dine beskeder klart og effektivt, især til eksterne partnere.

Samtidig er Teams det oplagte værktøj til intern kommunikation, hvor hurtige svar og samarbejde i realtid er afgørende.

Ved at bruge begge værktøjer strategisk kan du styrke dine arbejdsprocesser og sørge for, at intet går tabt i kommunikationen.

Vil du lære flere smarte funktioner i Outlook?

Tilmeld dig vores gratis kursus på https://proximo.dk/gratis-outlook-kursus/ og bliv en sand Outlook-ekspert!