Sådan virker Excel-funktionen SUM
Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.
En af Excels mest basale funktioner er at kunne lægge data sammen.
Den populære funktion ‘SUM’ kan (som navnet antyder) summere og spare dig for en masse tid.
Sum er enkel at bruge og så snart du har lært de forskellige metoder at bruge den på, bliver det en fast følgesvend i dit Excel arbejde.
Jeg er ret sikker på, at særligt ‘Autosum’ og kopiering af SUM til andre celler, vil effektivisere dit arbejde markant – så lad os komme i gang!
I denne guide kigger vi på, hvordan du manuelt kan udregne SUM og hvordan vi også kan få Excel til at klare arbejdet for dig.
Lær følgende metoder:
Formlen SUM
‘SUM’ er en simpel formel du kan bruge til at udregne summer i dit regneark.
Ved at bruge SUM kan du, udover tid, også sandsynligheden for at indtaste slåfejl, hvis du manuelt lægger sammen som f.eks. ‘=a2+a3+a4’
Som alle andre funktioner i Excel, består SUM af en syntaks.
Syntaks dækker over, hvad du putter ind i funktionen for at få et resultat.
Syntaksen for SUM er:
=SUM(tal1;tal2)
Her kan du tilføje op til 255 tal på denne måde, ved at tilføje ; mellem talværdierne.
Vi tager lige et let eksempel inden vi går videre:
Når vi klikker ‘Enter’ lægger SUM talværdierne sammen, som hvis vi havde skrevet syntaksen: =3+2+3, der giver resultatet 8.
SUM kan således summere individuelle værdier, men der hvor SUM bliver spændende er ved flere tal, som du har i celler i Excel.
Lad os tage udgangspunkt i et eksempel: Tre personer har været på udflugt og har hver især lavet udlæg for turen. Nu skal regnestykket gøres op og vi skal have udregnet, hvad hver især har lagt ud for.
Her vil vi gerne udregne Jyttes udgifter, som befinder sig i kolonne B.
Det vil tage langt tid at addere cellerne enkeltvis, som ved det lille eksempel før: =SUM(b3;b4;b5;b6;b7;b8;b9)
Her kan vi i stedet angive matrixen af cellerne – altså et interval mellem b3 og b9 – det gør man ved hjælp af kolon ‘:‘.
I dette eksempel =SUM(b3:b9)
Det første vi gør, er at placere os i den celle hvor vi vil have resultatet
Herefter indtastes syntaksen for SUM med Jyttes udgifter:
…og trykker ENTER og får Jyttes samlede udgifter:
Du kan også mixe argumenterne i din syntaks. Blot adskil dem med ;
F.eks. kan det være at der skal pålægges et gebyr til nogle udgifter.
Jyttes eksempel er måske ikke det bedste men lad os sige, at der af en eller årsag skal lægges 15 kroner gebyr til Jyttes udgifter.
Vi bruger samme formel men indsætter nu yderligere et argument i syntaksen: =SUM(b3:b9;15) – hermed bliver resultatet 235.
Kasper Langmann, Partner i ProximoBrug af ‘Autosum’
I stedet for at indtaste funktionen SUM, kan du også benytte ‘Autosum’ hvis du vil beregne summen af kolonner/rækker ved siden af hinanden.
Hermed får du hurtigt Excel til at udregne det for dig – bare med museklik!
Jeg vil nu vise to (næsten ens) metoder til at bruge Autosum.
Forskellen består i om du selv vil markere data på forhånd eller om du vil lade Excel foreslå dataudregningen (god til store mængder data).
Vi bruger samme eksempel og udregner, hvad der totalt er brugt på morgenmad og frokost på turen.
Metode 1: Med markering
Du starter med at markere cellerne, som du vil summere og hen til hvor du vil have resultatet.
I vores tilfælde fra celle b3 til f3, hvor vi vil have resultatet:
Nu skal du finde Autosum – den finder du under fanen ‘Hjem’:
Klik på den og du får indsat resultatet dit ønskede felt.
Så har vi resultatet – hurtigt og enkelt!
Metode 2: Uden markering
I stedet for at markere data på forhånd, kan du lade Excel gøre arbejdet for dig. Det kan være rart ved lange matrixer.
(Husk at det fortsat enten skal være kolonner eller rækker til autosum!)
1: Klik på cellen, hvor du ønsker at resultatet skal stå.
2: Klik på ‘Autosum’ i fanen ‘Hjem’.
3: Excel foreslår nu syntaksen:
Er du tilfreds så trykker du ‘Enter’ – og har hermed også resultatet:
Kopiér funktionen SUM til andre kolonner og rækker
Du får lige et ekstra fif omkring summering af tal i Excel: at kopiere funktionerne til andre celler og dermed slippe for at gentage de to andre metoder igen og igen.
Dette gælder også i både kolonner og rækker.
I vores eksempel har vi stadigvæk to personer mere og flere punkter med udgifter, som vi gerne vil have udfyldt.
Ved at kopiere udregningerne kan vi hurtigt udregne det sidste.
1: Placer musen nede i højre hjørne af cellen du har lagt sammen. Musen vil blive til et sort tykt kors.
2: Klik nu på din venstre museknap og hold den nede imens du trækker den over cellerne, som du ønsker at tilføje resultat til. Her vil komme en fed ramme omkring cellerne:
3: Når du har markeret, slipper du museknappen, hvorefter Excel kopierer funktionen.
Her justeres formlen automatisk til data fra den nye kolonne eller række.
Og nu har du resultater på hele linjen:
Ligeledes udregner vi sum på kolonnerne, på samme måde:
Sådan!
Du ved nu hvordan SUM virker i Excel og har fået nogle forskellige metoder til at summere dine data på.
Nu er det op til dig hvilke metoder, som passer bedst ind i dit arbejde og kan spare dig mest tid.
God arbejdslyst!