Sådan åbner du XML-filer og tabeller i Excel – på 2 minutter
Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.
XML ( Extensible Markup Language) er ideelt til at opbevare og sende data med.
Det er faktisk utroligt anvendt blandt mange store virksomheder, til at sende data mellem deres systemer.
Det er et format, som bruges til blandt andet at udveksle data mellem systemer eller personer, uden databaseintegrationer.
F.eks. standardoplysninger om et produkt.
Det er derfor aktuelt at kende til, da du i den forbindelse vil kunne komme til at støde på XML.
Og af samme grund, er det godt at vide hvordan man åbner XML-filer i Excel – det kigger vi på nu:
Indholdsfortegnelse
Hvad indeholder XML mere præcist?
XML er det man kan kalde et opmærksomhedssprog, som kombinerer tekst og ekstra information herom – f.eks. tekstens struktur.
Det minder om HTML, som bruges til websider.
Her har du tags som “kategoriserer” teksten / informationen
f.eks.:
Denne information kan så læses ind men det er betinget af, at systemet der modtager filen også ved hvilken data, der findes i hvert tag/ element – og hvis der er flere filer, at det er kategoriseret ens.
Sådan importerer du XML i Excel
Alt efter dit behov, får du nu to muligheder for at importere XML-filer.
Først en ukorrekt og hurtig måde, samt den mere korrekte måde, med flere muligheder.
Den hurtige og “ukorrekte” måde
Okay, står du hurtig og bare skal have en XML-data ind i Excel, kan du faktisk bare “trække” filen ind eller bare vælge åbne den, som du åbner Excel-filer:
Filer > Åbn.
Herefter får du en dialogboks:
Når du har valgt og klikker ‘OK’, åbnes filen. Her har jeg valgt ‘som XML-tabel’.
Herefter dukker en ny dialogboks op, som meddeler at Excel laver disse data til et skema:
Og når vi klikker ‘OK’ er vores XML-data blevet indlæst og opsat i et skema af Excel:
XML-filen er en lånt test-fil, men her fremgår det tydeligt for mig som modtager, at der er tags (kategorier) og data herunder.
Og disse XML-filer kan være meget, meget store med mange data.
Så hvis man vil lidt mere med XML, end bare at se data – såsom bl.a. arbejde med XML-tilknytning og ‘mapping’- bør du have aktiveret fanen ‘Udvikler’.
Den “korrekte” måde: Fanen ‘Udvikler’
Har du ikke fanen ‘Udvikler’ aktiveret, kan du hurtigt få det.
1: Gå til ‘Indstillinger’ under fanen ‘Filer’
2: Vælg ‘Tilpas båndet’
3: Find ‘Udvikler’ og tilføj som ‘Hovedfane’ til højre (den står der muligvis allerede)
4: Afmærk ‘Udvikler’ og tryk ‘OK’
Du har nu en mere korrekt tilgang til XML-filerne med langt flere muligheder.
Her kliker du på ‘Importer’ i fanen ‘Udvikler’, hvorefter du kan importere XML-filer.
Og så kan du egentligt åbne en XML-fil i Excel!
Vil du importere flere XML-datafiler?
Så kræver det lidt forståelse af tilknytning og lidt mere om opbygning, end du lige får her i denne guide. (Du kan måske blive klogere her hos Microsoft support)
Det handler kort om tilknytning af celler og om der importeres flere XML-filer i et enkelt, eller flere sæt af tilknyttede celler.
Ellers markeres der blot flere XML-filer, når du importerer – det gør du ved at holde Ctrl inde.
For at bruge en enkelt tilknytning for alle de markerede filer, der endnu ikke er importeret, skal du vælge ‘Brug denne XML-tilknytning til alle markerede filer i dette skema’.
Kasper Langmann, Partner i ProximoEkstra:
Som ekstra info, kan du få overblik over dine tags under ‘Kilde’ i fanen ‘Udvikler’, hvis du er nysgerrig på mere:
I forbindelse med snakken om tilknytning, som jeg siger i taleboblen, kan du se i eksemplet at kilden er tilknyttet filen, som hedder ‘Catalog’.
Her kan du se strukturen af de enkelte tag og få data markeret i regnearket, når du klikker på dem – og meget mere, alt efter hvad du har behov for.
Det er også værd at nævne, at man i bunden af ruden, kan klikke på ‘XML-tilknytninger’, som kan indeholde flere – i vores eksempel indeholder den dog kun dette ene:
Sådan!
Du har nu fået en basal introduktion til at importere XML-filer i Excel.
XML rummer rigtig mange muligheder, som jeg kun svagt har lukket op for her.
Derfor, hvis du ønsker at arbejde med IT, er det en rigtig god ide at få lært mere om XML, men her har du en start.
Med fanen ‘Udvikler’ er du klar til at udforske XML-data nærmere!