Sorter data i pivottabeller i Excel hurtigt og nemt

Velkommen til dagens guide!

Hvis du arbejder med pivottabeller i Excel, har du sikkert allerede oplevet, hvor kraftfulde de er, når det handler om at analysere og præsentere data.

Men måske har du undret dig over, hvordan du bedst organiserer og sorterer data i din pivottabel.

I denne guide viser vi dig, hvordan du nemt kan sortere data, både alfabetisk og numerisk, samt hvordan Excel behandler forskellig data som tekst og tal.

Lad os dykke ned i det!

Indholdsfortegnelse

Hvad handler denne pivottabel om?

I eksemplet tager vi udgangspunkt i en pivottabel, der er bygget på et datasæt over valgmønstre.

Datasættet indeholder følgende oplysninger:

• Stemme-ID: Unik identifikation for hver stemme.
• Parti: Det parti, som den pågældende person har stemt på.
• Aldersgruppe: Alderssegmentet den stemmegivende person tilhører.
• Postnummer: Hvor personen bor.

Pivottabellen opsummerer, hvor mange stemmer hvert parti har modtaget, og fordeler det efter aldersgruppe.

Det er et fantastisk værktøj til hurtigt at skabe overblik!

Eksempel fra pivottabellen:

• Partiet B har modtaget 122 stemmer fra personer i aldersgruppen 51-60 år.

Sådan sorterer du data i pivottabellen

Når du opretter en pivottabel, organiseres dine kolonner som standard alfabetisk.

Dette gælder ikke kun partinavne, men også aldersgrupper.

Men hvad nu hvis du gerne vil ændre sorteringsrækkefølgen?

Ingen problem – her er, hvordan du gør!

Sortér kolonner alfabetisk

1. Klik på en vilkårlig pil i kolonneoverskriften i pivottabellen.
2. Vælg enten “Sorter fra A til Z” eller “Sorter fra Z til A”.

Eksempel: Hvis du sorterer partier alfabetisk fra Z til A, vil partiet “V” komme før partiet “B”.

Tip: Hvis data i din tabel vises som tekst (f.eks. det vi snart diskuterer omkring aldersgrupper), behandles sorteringen som tekst!

Hvad sker der med aldersgrupperne?

Når du ser aldersgrupper i pivottabellen, f.eks. “71 plus” og “61-70”, kan det virke som tal.

Men her behandler Excel det faktisk som tekst.

Hvorfor? Her er forklaringen:

• Bindestreger og plustegn i teksten gør, at Excel ikke genkender værdierne som tal.
• Som tommelfingerregel: Tekst i Excel placeres til venstre, mens tal placeres til højre i cellen.

Eksempel:

• “61-70” behandles som tekst, fordi det indeholder en bindestreg mellem tallene.
• Tallet “100” vil derimod være højrestillet og genkendes som en numerisk værdi.

Løsning: Ønsker du, at aldersgrupper skal behandles som tal, skal du ændre formatet i dit datasæt, før du opretter pivottabellen.

Sortér efter værdier i tabellen

Udover at sortere kolonner alfabetisk, kan du også sortere efter værdier – f.eks. antal stemmer.

Dette er nyttigt, hvis du vil se, hvilken aldersgruppe, der har stemt mest på et bestemt parti.

Her er, hvordan du gør det:

1. Højreklik på en værdi i pivottabellen.
2. Klik på “Sorter” og vælg enten:
   • “Største først”: For at placere højeste tal øverst.
   • “Mindste først”: For at placere laveste tal øverst.

Eksempel:

Når du højreklikker på stemmer for partiet V og vælger “Største først”, rangeres aldersgruppen med flest stemmer øverst.

Bemærk: Denne sorteringsmetode gælder kun for den kolonne, du vælger.

Hvis du f.eks. har sorteret stemmer for parti V, påvirkes stemmerne for de andre partier ikke.

Hvilke konsekvenser har sorteringen?

Efter at have sorteret efter antal stemmer vil du bemærke, at rækkefølgen i tabellen ændrer sig baseret på det valgte filter.

• Aldersgrupper sorteres efter stemmetal, ikke alfabetisk.
• Fordelingen kan variere for hvert parti, fordi stemmemønstre er forskellige.

Eksempel: For partiet V er det aldersgruppen med flest stemmer, der bliver rangeret øverst, mens det for partiet B kan være en helt anden aldersgruppe.

Opsummering

I denne guide har vi vist dig, hvordan du sorterer data i en pivottabel i Excel.

Her er hovedpunkterne:

• Brug pivottabellens indbyggede sorteringsfunktion til at organisere data enten alfabetisk eller numerisk.
• Data, der indeholder tekst (f.eks. “61-70”), behandles anderledes end numeriske værdier.
• Du kan sortere efter værdier for at få den mest relevante information frem.

Med disse teknikker kan du hurtigt og nemt finde mønstre i dine data og præsentere dem på en klar og professionel måde.

Prøv det selv!

Har du lyst til at lære flere smarte Excel-tricks? Tilmeld dig vores gratis Excel-kursus – det tager kun et øjeblik, og du lærer både nye og avancerede funktioner!