Samarbejd om PowerPoint-præsentationer med Microsoft 365

Har du nogensinde ønsket, at du og dine kolleger kunne arbejde på en PowerPoint-præsentation samtidig og helt uden forvirring over forskellige filversioner?

Det kan du med Microsoft 365!

I dette blogindlæg vil jeg guide dig igennem, hvordan du deler og samarbejder om PowerPoint-filer helt nemt via OneDrive eller SharePoint.

Lad os komme i gang!

Indholdsfortegnelse

Hvad kræver det at dele PowerPoint-filer?

For at kunne dele og samarbejde om filer i PowerPoint kræver det, at du har adgang til Microsoft 365, tidligere kendt som Office 365.

Du skal også bruge enten OneDrive eller SharePoint som lagringsløsning.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din arbejdsplads har implementeret dette, kan du kontakte din IT-administrator for afklaring.

Kort opsummeret:

• Microsoft 365 adgang (tidligere Office 365)
• OneDrive eller SharePoint til filopbevaring

Sådan deler du en præsentation i PowerPoint

Når du har en præsentation klar, kan du nemt dele den med dine kolleger og bestemme, hvem der skal kunne redigere den.

Her får du trinnene:

Trin-for-trin til deling:

1. Find delingsknappen: I PowerPoint skal du klikke på Del-knappen øverst til højre i vinduet.

2. Invitér kolleger: Indtast e-mailadressen på de personer, du vil invitere til at redigere filen. Du kan justere deres tilladelser, f.eks. om de kun må læse eller      også redigere.

3. Send linket: Vælg, om du vil sende en invitation direkte via PowerPoint eller blot kopiere et link og dele det via din egen e-mail.

Når modtageren åbner filen, kan de tilgå den direkte i PowerPoint eller i PowerPoint Online, selv hvis de ikke har programmet installeret på computeren.

Så simpelt er det!

Arbejd samtidig i PowerPoint med flere brugere

En af de mest imponerende funktioner i Microsoft 365 er muligheden for flere brugere at redigere samme præsentation samtidig, uden risiko for konflikter.

Tidligere var det nødvendigt at undgå modstridende kopier, og du skulle vente, til en kollega lukkede filen, før du kunne redigere.

Men det er fortid!

Sådan fungerer samarbejde i realtid:

• • Når du åbner en præsentation, som også er åbnet af en kollega, bliver alle ændringer gemt automatisk, hvis Automatisk lagring er aktiveret.

• • Du kan se dine kollegers placering og ændringer i realtid.
  • Deres navn eller et ikon (f.eks. “G” for en gæst) vises øverst i højre hjørne, og eventuelle ændringer fremhæves med farvede kanter.

Hvis både du og din kollega arbejder på samme slide, vil du kunne se, om de markerer eller redigerer et objekt.

Dette muliggør effektivt teamwork, da I altid er opdateret om hinandens fremskridt.

Særlige scenarier – gæsteadgang

En stor fordel ved Microsoft 365 er, at du kan invitere folk uden for din organisation, fx eksterne samarbejdspartnere.

Gæster har de samme redigeringsmuligheder som interne brugere, så længe de har adgang til præsentationen via linket.

Husk, at alle ændringer bliver synlige for dig med det samme.

Praktisk tip: Automatisk lagring er nøglen

For at sikre en gnidningsfri arbejdsproces skal både du og dine kolleger aktivere Automatisk lagring.

På den måde bliver alle ændringer gemt live.

Afslutning

At dele og samarbejde om PowerPoint-præsentationer med Microsoft 365 har revolutioneret måden, vi arbejder sammen på.

Ved hjælp af OneDrive og SharePoint er det blevet muligt at redigere filer samtidig, uden at man mister overblikket over ændringerne.

Så hvad venter du på?

Begynd allerede i dag at drage fordel af denne smarte funktion!

Hvis du vil lære mere om PowerPoint og effektiv brug af Microsoft 365, kan du tilmelde dig vores gratis PowerPoint-kursus her: https://proximo.dk/gratis-powerpoint-kursus.