Sådan opsætter og gemmer du en baseline i Microsoft Project

Når du planlægger et projekt i Microsoft Project, er det vigtigt at kunne følge med i, hvordan virkeligheden udvikler sig i forhold til den oprindelige plan.

Dette gør du ved hjælp af en baseline.

Baselines fungerer som et øjebliksbillede af din plan og gør det muligt at sammenligne faktisk fremgang og tidsplan med, hvad du oprindeligt havde planlagt.

I denne guide vil vi gennemgå, hvordan du opsætter og gemmer en baseline, så du nemt kan holde styr på dit projekt.

Indholdsfortegnelse

Hvad er en baseline?

I Microsoft Project er en baseline den oprindelige plan, som du gemmer, før projektet starter.

Den fungerer som en reference, du senere kan bruge til at sammenligne din faktiske fremgang med.

For eksempel kan start- og slutdatoer for opgaver, de anslåede ressourcer og omkostninger holdes op imod, hvordan tingene forløber i virkeligheden.

Hvorfor bruge en baseline?

Når du arbejder med deadlines, ressourcer og milepæle, kan verden ofte se anderledes ud, når projektet går i gang.

Opgaver kan starte senere, tage længere tid eller ende før planlagt.

Uden en baseline bliver det svært at vurdere præcist, hvor dit projekt afviger fra den oprindelige plan.

Sådan gemmer du en baseline

For at gemme en baseline i Microsoft Project skal du følge disse trin:

Trin 1: Markér alle opgaver

Først skal du sørge for, at alle opgaver i projektet er markeret.

Det gør du ved at højreklikke på række 0, ligesom du kender det fra Excel, hvor du kan markere alle celler.

Når opgaverne er markeret, kan du vælge den visning, der giver dig det bedste overblik.

For eksempel kan du se på opgivelisten som en projektleder, der overvåger fremdrift frem for som den, der indtaster opgaver.

Trin 2: Angiv en oprindelig plan (baseline)

1. Klik på fanen Projekt øverst i båndet.
2. Klik på knappen Angiv oprindelig plan.
3. Vælg den oprindelige plan fra listen. Hvis du ikke har gemt nogen baseline tidligere, vil du typisk bare vælge Baseline eller Oprindelig plan.

Trin 3: Bekræft og gem

Når du klikker på OK, gemmes baseline med de aktuelle data for projektet.

Disse data inkluderer planlagte start- og slutdatoer, varigheder, tildelte ressourcer og omkostninger.

Nu er din baseline klar til at blive sammenlignet med det faktiske projektforløb.

Hvordan fungerer baseline i praksis?

Når projektet kører, kan du begynde at spore afvigelser fra din baseline.

For eksempel kan du opdatere de faktiske start- og slutdatoer, ressourcernes tidsforbrug og færdiggørelsesprocent for opgaverne, så du kan få et overblik over, hvad der går som planlagt, og hvad der måske kræver justeringer.

Eksempel: Opfølgning på en opgave

Lad os sige, at en opgave “Inspektion af grund” skulle være færdig på dag 3, men nu først blev påbegyndt på dag 2 og afsluttet på dag 5.

Ved at opdatere opgaven i Microsoft Project kan du sammenligne forskellen mellem baseline-datoerne og de faktiske datoer.

Derudover kan du følge med i den samlede fremdrift for projektet og se, hvor mange procent af den samlede opgave eller projektet, der er færdiggjort.

På den måde får du løbende indsigt i, hvordan projektet skrider frem, og hvor fokus måske skal flyttes.

Tips og tricks

• Du kan oprette flere baselines undervejs, hvis der sker større ændringer i projektets tidsplan eller rammer.
• Dette gør det muligt at sammenligne forskellige versioner af din plan.
• Hvis du opdager store afvigelser fra din baseline, kan du analysere årsagerne og justere projektplanen efter behov.

Opsummering

En baseline i Microsoft Project er din oprindelige plan, som du kan bruge som udgangspunkt for at spore, hvordan dit projekt skrider frem i forhold til virkeligheden.

Med en baseline kan du følge din projekts fremdrift, lave opfølgning på opgaver og sikre, at du får overblik over eventuelle afvigelser.

Sørg for at gemme en baseline, inden du går i gang med projektet, og brug den som et værktøj til bedre styring og planlægning.

Er du klar til at dykke endnu dybere ned i Microsoft Project?

Tag næste skridt og tilmeld dig vores Grundlæggende Project-kursus her: Proximo – Project Kursus.

Start din rejse mod at blive ekspert i projektstyring i dag!