Lær at bruge dokumentbiblioteker effektivt i SharePoint

Dokumentbiblioteker er et centralt element i Microsoft SharePoint og tilbyder en avanceret og organiseret måde at håndtere dine dokumenter på.

Men hvad er et dokumentbibliotek egentlig, og hvordan bruger du det effektivt?

I denne guide viser vi dig, hvordan du kommer godt i gang med dokumentbiblioteker i SharePoint, samt hvordan du kan drage fordel af funktioner som godkendelsesprocesser, versionstyring og samarbejde i realtid.

Indholdsfortegnelse

Hvad er et dokumentbibliotek?

Et dokumentbibliotek kan sammenlignes med en liste i SharePoint, som vi tidligere har gennemgået, men med en vigtig forskel—i stedet for blot at vedhæfte filer indeholder hvert element i et dokumentbibliotek et faktisk dokument.

Denne struktur giver dig adgang til avancerede funktioner som versionshistorik, godkendelsesprocesser og meget mere.

Fordele ved dokumentbiblioteker:

• Versionsstyring: Hold styr på ændringer og gendan tidligere versioner, hvis noget går galt.
• Godkendelsesprocesser: Få kontrol over, hvem der kan godkende dokumentændringer.
• Centralisering: Saml organisationens vigtige dokumenter ét sted og få nem adgang for hele teamet.

Sådan bruger du dokumentbiblioteker i SharePoint

Trin 1: Åbn dokumentbiblioteket

1. Gå til din SharePoint-side.
2. Klik på Dokumenter i navigationsmenuen (venstre side).

Tip: I dokumentbiblioteket ser du en liste over allerede eksisterende dokumenter og mapper, som du kan tilgå, redigere eller tilføje til.

Trin 2: Upload filer og mapper

Du kan nemt tilføje indhold ved at uploade filer eller mapper.

1. Klik på Upload og vælg enten Filer eller Mapper.
2. Vælg den fil eller mappe, du vil uploade fra din computer.
3. Klik på Åbn, og filerne vil hurtigt blive tilføjet til biblioteket.

Fordel: Når du uploader en mappe, bevares dens oprindelige struktur, hvilket gør organiseringen meget enklere.

For eksempel kunne du uploade en mappe med Excel-filer for budgettering. Efter upload kan du omdøbe mappen direkte i SharePoint, hvis det ønskes.

Trin 3: Opret og organiser dokumenter direkte i biblioteket

SharePoint giver dig mulighed for at oprette dokumenter eller mapper direkte i dit dokumentbibliotek.

1. Klik på Ny og vælg mellem at oprette:
   • En ny mappe
   • Et nyt Word-, Excel-, PowerPoint- eller OneNote-dokument
2. Giv mappen eller dokumentet et navn og begynd at tilføje indhold.

Trin 4: Beskyt dokumentstruktur og begræns redigering

Som ejer af en SharePoint-side kan du kontrollere, hvem der kan ændre mapper og filer.

1. Klik på Indstillinger (gear-ikonet øverst til højre).
2. Gå til Biblioteksindstillinger.
3. Under indstillingerne kan du justere, hvem der kan oprette eller redigere mapper.

Dette sikrer, at din mappe- og filstruktur forbliver intakt.

Trin 5: Versionsstyring og godkendelsesprocesser

Dokumentbiblioteker tilbyder avancerede funktioner som versionshistorik og godkendelse. Her er hvordan du bruger dem:

1. Versionshistorik:
   • Højreklik på et dokument og vælg Versionshistorik.
   • Se alle tidligere versioner og gendan, hvis nødvendigt.

2. Godkendelsesprocesser:
   • Gå til Biblioteksindstillinger.
   • Under Indstillinger for versioner kan du aktivere “kræver godkendelse af indhold”.
   • Dette sikrer, at alle ændringer godkendes af ejeren, før de er synlige for andre.

Trin 6: Samarbejd og rediger i realtid

Takket være integrationen med Microsoft 365 kan flere brugere arbejde på de samme filer samtidig—direkte fra din browser eller desktop-app.

1. Klik på en fil for at åbne den i browseren via Office Online.
2. Rediger filen, og dine ændringer gemmes automatisk.
3. Alternativt kan du åbne filen i desktopprogrammer som Word eller Excel. Ændringer foretages og synkroniseres automatisk med SharePoint.

Fordel: Ingen risiko for datasammenblanding—alle ændringer registreres i realtid.

Avancerede indstillinger: Gør dit dokumentbibliotek unikt

Justér søgeindeksering

Under Avancerede indstillinger i dit dokumentbibliotek kan du bestemme, om elementer skal vises i søgeresultater.

Dette kan være nyttigt, hvis der er sensitiv information, der ikke bør være bredt tilgængeligt.

1. Gå til Biblioteksindstillinger > Avancerede indstillinger.
2. Vælg Nej under “Tillad elementer fra denne liste at vises i søgeresultater”.

Hvorfor bruge dokumentbiblioteker i SharePoint?

Dokumentbiblioteker gør det nemt at organisere, centralisere og samarbejde om vigtige dokumenter i din organisation.

Med funktioner som versionsstyring, samarbejde i realtid og avancerede godkendelsesprocesser bliver arbejdsgangen både mere strømlinet og sikrere.

Opsummering:

• Opret og organiser dine dokumenter direkte i SharePoint.
• Beskyt og administrer dit indhold med godkendelsesprocesser.
• Brug versionshistorik til at spore og rulle ændringer tilbage.
• Rediger i realtid og arbejd på flere enheder uden problemer.

Nu er det din tur! Prøv at uploade nogle filer til dit eget dokumentbibliotek og eksperimentér med de funktioner, vi har gennemgået.

Hvis du vil lære mere om SharePoint og blive en ekspert i at bruge det, så tilmeld dig vores kursus SharePoint Pro.