Sådan deler du dit kommunikationswebsted i SharePoint

Et kommunikationswebsted i SharePoint er designet til at dele information bredt i en organisation.

Det er en effektiv platform til at nå ud til mange personer på én gang – men for at få det fulde udbytte af webstedet, skal du vide, hvordan du deler det med andre.

I dette blogindlæg guider vi dig igennem, trin for trin, hvordan du nemt kan dele dit kommunikationswebsted i SharePoint.

Indholdsfortegnelse

Hvad betyder det at dele et kommunikationswebsted?

Når du deler et kommunikationswebsted i SharePoint, giver du andre i organisationen adgang til at se eller arbejde med det indhold, du har publiceret.

Modsat et Teams-websted, hvor du inviterer personer til at blive en del af et team, giver et kommunikationswebsted dig mulighed for at skubbe information ud til en bredere gruppe.

Bemærk: Delingsfunktionen, vi gennemgår her, gælder udelukkende for kommunikationswebsteder – ikke Teams-websteder.

Sådan deler du dit kommunikationswebsted i SharePoint

Følg denne enkle guide for at dele dit websted med dine kolleger:

1. Åbn webstedets delingsfunktion

Klik på knappen Del øverst på dit kommunikationswebsted.

Denne funktion er skræddersyet til hurtigt og nemt at dele adgangen med andre.

2. Tilføj brugere eller grupper

Herefter kan du tilføje specifikke personer, Microsoft 365-grupper (tidligere kendt som Office 365-grupper) eller sikkerhedsgrupper:

• Individuelle brugere: Skriv personens navn eller e-mailadresse for at tilføje dem.
• Grupper: Tilføj Microsoft 365-grupper eller afdelingsspecifikke grupper som “Marketing” eller “Salg”.
• Alle i organisationen: Hvis du ønsker at give alle ansatte adgang, søg efter gruppen “Alle undtagen eksterne brugere” eller lignende, afhængigt af din administratoropsætning.

3. Bestem adgangsniveauet

Inden du deler webstedet, kan du vælge, hvilken type adgang brugerne skal have:

• Læserettigheder: Brugeren kan kun se indhold.
• Redigeringsrettigheder: Brugeren kan både se og redigere indhold, fx tilføje nyheder.
• Fuld kontrol: Brugeren har næsten samme rettigheder som ejeren af webstedet.

Tænk over, hvilket niveau der passer bedst til modtagerne.

For opgaver med stort ansvar er fuld kontrol passende, mens læserettigheder ofte er nok til generel informationsdeling.

4. Send en invitation

Når du har tilføjet brugeren eller gruppen og valgt adgangsniveauet, kan du vælge at sende en e-mail-invitation.

Du kan skrive en kort besked for at informere modtagerne om formålet med adgangen.

• Marker feltet for at sende en e-mail, og skriv din besked.
• Klik derefter på Del.

Modtageren vil få en e-mail med et link til webstedet, hvor de kan logge ind og tilgå det.

Del med grupper for større effektivitet

Når du skal dele dit websted med mange personer, er det ofte lettere at bruge grupper frem for at tilføje enkeltpersoner én ad gangen.

Her er fordelene ved at bruge grupper:

• Tidsbesparende: Tilføj hele afdelinger eller teams såsom “HR” eller “IT-support.”
• Mindre administration: Hvis gruppens medlemmer ændres, slipper du for løbende at opdatere webstedets medlemmer manuelt.
• Del med alle på én gang: Hvis du vil dele med hele organisationen, kan du bruge gruppen “Alle undtagen eksterne brugere.”

Få hjælp fra din SharePoint-administrator

Hvis du ikke kan se grupper som “Alle” eller “Alle undtagen eksterne brugere”, kan det skyldes en opsætningsbegrænsning i din organisation.

Kontakt din SharePoint-administrator for assistance, så du kan få de korrekte indstillinger.

Opsummering

At dele dit kommunikationswebsted i SharePoint er en vigtig funktion, der hjælper dig med at formidle vigtige oplysninger bredt i din organisation.

Ved at følge guiden ovenfor kan du hurtigt tilføje brugere eller grupper, vælge passende adgangsrettigheder og dele dit websted effektivt.

Er du klar til at blive endnu skarpere på SharePoint?

Tilmeld dig vores SharePoint Pro-kursus på https://proximo.dk/sharepoint-kursus og lær, hvordan du får mest muligt ud af SharePoint som dit værktøj til samarbejde og informationsdeling!