Betinget formatering i pivottabeller i Excel forklaret enkelt

Betinget formatering er en fantastisk funktion i Excel, der gør dine data mere levende og nemmere at analysere.

Men anvendelse af betinget formatering i pivottabeller kan adskille sig lidt fra, hvordan det fungerer andre steder i Excel.

I dette blogindlæg lærer du, hvordan du bruger betinget formatering i pivottabeller for at få dynamiske og præcise visualiseringer, selv når dine data ændrer sig.

Indholdsfortegnelse

Hvad er betinget formatering, og hvorfor det er smart?

Når du formaterer data manuelt, fungerer det lidt som at skrive med en kuglepen – din formatering forbliver præcis, hvor du har lavet den.

Med betinget formatering i Excel kan du dog gøre det dynamisk.

Det vil sige, at formateringen automatisk justerer sig efter ændringer i dine data.

Dette er utroligt praktisk, især når vi arbejder med pivottabeller, som kan ændre sig, når du tilføjer eller tilpasser data.

Sådan bruges betinget formatering i pivottabeller

Trin 1: Åbn din pivottabel

Start med at åbne pivottabellen, du vil arbejde med.

Vi bruger her et eksempel, hvor vi har salgstal.

Du kan bruge betinget formatering til at fremhæve bestemte værdier, fx alle celler med en værdi over 50.000.

Trin 2: Anvend betinget formatering

1. Klik et vilkårligt sted i din pivottabel.
2. Gå til Betinget formatering i båndmenuen under fanen Hjem.
3. Vælg Regler for fremhævning af celler > Større end.
4. Indtast “50.000” i boksen.
5. Klik på OK.

Når du gør dette, anvender Excel som standard en formateringsregel kun på de celler, du aktuelt har valgt.

Vælg hvor reglen skal gælde

Problem: Formatering knyttes til udvalgte celler

Hvis du ændrer opbygningen af din pivottabel, vil formateringsreglen ofte blive forkert tildelt, fordi den kun er gældende for de oprindelige celler.

Dette er upraktisk, når du arbejder med pivottabeller, der ofte tilpasses.

Løsning: Dynamiske regler i pivottabeller

Når du anvender betinget formatering i en pivottabel, vises der en lille knap ved siden af cellerne.

Her får du tre valg:

1. Kun for de markerede celler.
   Bruges typisk uden for pivottabeller, men fungerer også her.
2. Alle celler, der viser ‘totalomsætningsværdier’.
   Inkluderer hovedtotaler.
3. Alle celler, der viser ‘totalomsætningsværdier’ for kombinationer som ‘sælger’ og ‘varekategori’.
   Dette er det bedste valg til pivottabeller, da det sikrer, at reglen tilpasses dynamisk.

Vælg den nederste mulighed for at få reglen til at gælde for alle relevante celler i din pivottabel – undtagen hovedtotalerne.

Hvorfor ignorere hovedtotalerne?

I de fleste tilfælde er hovedtotalerne betydeligt større end værdierne i de enkelte datapunkter.

De giver ofte ikke meget mening at fremhæve med betinget formatering.

Hvis du alligevel vil inkludere hovedtotalerne, kan du vælge den midterste mulighed.

Bemærk dog, at hovedtotaler i mange scenarier kan dominere visuelt og gøre det sværere at analysere de mindre datapunkter.

Konklusion

Betinget formatering gør det nemt at få overblik over vigtige data med et øjeblik.

Når du bruger det sammen med pivottabeller, får du et dynamisk værktøj, der hjælper dig med hurtigt at identificere mønstre og trends.

Ved at vælge de rigtige indstillinger kan du sikre, at reglerne altid følger med, selv når dine pivottabeller ændrer sig.

Bliv endnu bedre til Excel ved at tilmelde dig vores gratis kursus på Proximo – det er det perfekte sted at tage dit Excel-spil til næste niveau!