Derfor skal du aldrig bruge ‘beregnede felter’ i din pivottabel

Når man arbejder med pivottabeller i Excel, er der mange smarte funktioner, som kan gøre arbejdet lettere.

Men nogle gange kan visse funktioner skabe mere forvirring end hjælp.

En af disse funktioner er beregnede felter.

Selvom det kan virke som en hurtig løsning, kan det føre til alvorlige fejl i dine beregninger og rapporter.

I dette blogindlæg vil jeg forklare, hvorfor du bør undgå beregnede felter, og vise dig den rigtige måde at tilføje beregninger til dit datasæt.

Indholdsfortegnelse

Hvad er problemet med beregnede felter?

Forestil dig, at du arbejder med en pivottabel, hvor du gerne vil indsætte en ny beregning, som ikke findes i det oprindelige datasæt.

Et typisk eksempel kunne være at beregne en totalpris (pris × antal).

En nærliggende løsning er at bruge funktionen beregnet felt, men som jeg vil forklare, er det ikke en god idé.

Hvorfor virker det ikke korrekt?

Når du bruger et beregnet felt i en pivottabel, summerer Excel alle værdierne fra de enkelte kolonner før beregningen foretages.

Dette kan føre til helt forkerte resultater i din pivottabel.

Lad mig vise det med et eksempel.

Trin-for-trin: hvorfor beregnede felter giver fejl

Eksemplet

Vi har en pivottabel baseret på følgende datasæt:

• Ordredata inkluderer blandt andet:
  • Afdeling
  • Dato
  • Produktkategori
  • Pris
  • Antal solgte enheder
• Det, der mangler, er en kolonne for totalpris (pris × antal).

Problemet: Vi prøver at løse dette hurtigt ved at bruge et beregnet felt.

1. Indsæt et beregnet felt

• Gå til fanen Analyser pivottabel → Felter, elementer og sæt → Beregnet felt.
• Navngiv feltet (f.eks. “Totalpris”).
• Brug formlen: pris * antal.
• Tryk på OK, og feltet tilføjes til pivottabellen.

2. Kig på resultaterne

Resultaterne i pivottabellen ser helt forkerte ud.

For eksempel kan en produktkategori i en specifik afdeling have en totalpris, som ikke stemmer overens med de faktiske værdier i datasættet.

3. Hvad gik galt?

Fejlen opstår, fordi Excel summerer priser og antal separat for hver subtotal, inden den ganger dem sammen.

Dette giver urealistiske eller fejlagtige resultater.

Konsekvenser

Hvis du sender disse data videre, for eksempel til en kollega eller din chef, risikerer du at skabe stor forvirring – og i værste fald føre til forkerte beslutninger!

Den rigtige løsning: Tilføj beregninger i datasættet

Sådan gør du

1. Tilføj en ny kolonne i datasættet

• Gå tilbage til dit datasæt.
• Opret en ny kolonne, og giv den et passende navn (f.eks. “Totalpris”).
• Indsæt følgende formel i den første celle: =pris * antal.
• Brug dobbeltklik på hjørnet af cellen for at udfylde kolonnen for hele datasættet.

2. Opdater din pivottabel

• Gå tilbage til din pivottabel.
• Under fanen Analyser pivottabel, klik på Skift datakilde.
• Marker hele datasættet (inklusive den nye kolonne).
• Tryk på OK, og opdater pivottabellen.

3. Tilføj “Totalpris” som værdifelt

• Nu kan du finde “Totalpris” i listen over felter.
• Træk den ind i Værdifelt, og nu vil dine beregninger stemme overens med datasættet.

4. Formater tallene (valgfrit)

• Hvis du ønsker en mere læsevenlig præsentation, kan du ændre talformatet i pivottabellen under Højreklik på feltet → Talformat.

Konklusion

Brugen af beregnede felter i pivottabeller kan virke som en hurtig og nem løsning, men det skaber risiko for fejl og forkerte resultater, som ikke altid er indlysende.

Den bedste praksis er altid at tilføje de nødvendige beregninger direkte i dit datasæt.

Det sikrer præcision, pålidelighed og læsevenlighed i dine rapporter.

Hvis du vil lære endnu flere tips og tricks i Excel, så tilmeld dig vores gratis Excel-kursus på Proximo.dk.